Pentru a obține rambursarea TVA în statul membru de rambursare, persoana impozabilă stabilită în România completează și transmite statului membru respectiv, pe cale electronică, prin intermediul portalului electronic pus la dispoziție de ANAF, formularul 318 „Cerere de rambursare a taxei pe valoarea adăugată pentru persoanele impozabile stabilite în România”.
Perioada de rambursare este de maximum un an calendaristic și de minimum trei luni calendaristice. Cererile de rambursare pot însă viza o perioadă mai mică de trei luni, în cazul în care aceasta reprezintă perioada rămasă până la sfârșitul anului calendaristic.
Potrivit ANAF, în cazul în care cererea de rambursare vizează o perioadă de rambursare mai mică de un an calendaristic, dar mai mare de trei luni, „cuantumul TVA pentru care se solicită o rambursare nu poate fi mai mic de 400 de euro sau echivalentul acestei sume în moneda națională a statului de rambursare”.
În cazul în care cererea de rambursare se referă la o perioadă de rambursare de un an calendaristic sau la o perioadă rămasă dintr-un an calendaristic, „cuantumul TVA nu poate fi mai mic de 50 de euro sau echivalentul acestei sume în moneda națională a statului de rambursare”.
Formatul electronic al formularul 318 „Cerere de rambursare a taxei pe valoarea adăugată pentru persoanele impozabile stabilite în România” se obține prin folosirea programului de asistență care poate fi descărcat de pe portalul ANAF. Pentru transmiterea cererii, contribuabilii trebuie să dețină un certificat digital calificat obținut de la furnizorii acreditați sau să benficieze de serviciile unui deținător de certificat digital calificat.